As vantagens de manter os backups no escritório são que estarão à disposição se forem necessários e o administrador não precisará se preocupar em transportá-los ou enviá-los para outro lugar.
A vantagem do armazenamento de backups fora do escritório é que os arquivos estarão a salvo, caso aconteça algum acidente no local, como um incêndio ou inundação.

As cópias deverão ser sempre guardadas em local ventilado, com baixa umidade, temperatura amena e longe da luz solar e de campos magnéticos, para que não se deteriorem as propriedades de retenção de informação por parte da mídia, nem que se possam criar colônias de fungos e bactérias em sua superfície, o que danificaria a mídia e o equipamento de leitura.